理论文章

新时期方志档案管理工作阐析

时间:2015-10-21 信息来源: 点击:
 摘  要:方志档案管理工作进入新时期、新阶段。方志档案具有双重性,它既是方志文献,又是方志档案。方志档案实践也具备双重性特征,一是方志档案资源有限性,二是方志档案竞争性。“依法治档”和“依法治志”是社会主义事业建设的共同组成,“治档”与“治志”既互相分工又相互配合,合力推进社会主义公共文化服务体系建设。从方志档案资源开发利用角度出发,文博系统、图书情报部门、学科建设和民办非企业单位(社会团体)都是促进方志档案资源建设的推动力量。方志档案执法具有现时历史时期的局限性和特殊性,方志档案管理工作的实践发展是推动方志档案执法的决定性因素。
    关键词:方志;档案;方志档案;依法治档;依法治志;方志档案管理;方志档案执法
    
 
    一、方志、方志文献与档案、方志档案
    广义上讲,方志包括地方志和地方综合性年鉴。根据《国务院地方志工作条例》规定,地方志是指“全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献”。而地方综合年鉴具体是指“系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。”两者的区别主要在于资料收集的时间分期和内容跨度,综合年鉴是“年度”性的资料集,而地方志则是时间跨度长、记载内容广的资料库。通过考察方志文献等官修史书的历史沿革和编纂传统,我国自东汉时期就有了官修政书《东观汉纪》,在北齐时期就出现了编修方志文献的官办机构史馆,并作为中枢机密单位实施严格管控,设监督官员监督方志编修。虽朝代更替,方志编修工作从未中断。至清代,已经发展为省有《通志》、府有《府志》、直隶州厅及县市镇也都有志的强盛局势,形成了每60年修志成书并报送史馆的传统。方志文献是“最全面、最丰富的文化的宝库、艺术的画卷、文明的结晶”[1](P31),是中华传统文化的大典藏和总集合。我国有2500年的方志编修史,流传下来了9000余部重要的方志文献资料。社会主义新方志事业开展以来,共出版志书6000余部,编纂出版专业志、部门志等2万余部,出版年鉴2000余种,列入第二轮修志规划的志书3365种,并且形成了每20年编修一次的定制。方志文献的规模空前,旧志整理与原始文献梳理大都列入相关学科科研规划,方志文献的科研利用率和服务社会发展的贡献率大大提高。
    档案作为一种展现历史原貌的原始文献,《中华人民共和国档案法》将档案定义为“过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”根据我国档案行业标准《档案工作基本术语》规定,档案是“国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”纵观档案史,档案有“册”、“典籍”、“文书”、“案牍”和“簿书”之别称。至清代,多统一称为“档案”,沿用至今。档案具有凭证价值,是所有基础性资料的精华。方志档案是方志文献编修与旧志整理过程中直接形成的具有保存价值的各种文字资料汇编、编纂修改记录、图表图案集合及纪念性、集合性和证明性的原始记录。方志档案是方志文献的精华,是阶段性的方志文献与方志文献整体性的统一。由此可见,方志档案源于方志文献,方志档案资源建设依托于方志文献资源的建设与保护。
    二、方志档案的二重性与方志档案管理工作
    方志文献是方志档案建设过程中的基础性资源,确切的说,是方志档案的基本来源。方志文献与方志档案在表现形式上、内容上和范围上具有同质、交集和交叉的特征。同质性是指,方志档案本身就是方志文献,而方志文献中的精华部分构成了方志档案。交集性与交叉性是指方志文献的涵盖范围远远大于方志档案的外延,方志档案仅仅是方志文献中地位重要、保存价值高、贡献率大的历史记录和文献。在浩瀚的方志文献中,不断发现、总结、研究出来的新价值史料、能够佐证相关重大历史事件的新资料、能够互相印证某种历史现象的分散材料组合等,均是被不断寻找和逐一认定为“宝贝”的方志档案。只有不被重视的方志文献,只有未经过研究开发的方志文献,方志文献转化为方志档案,这是方志档案资源建设的基本途径和主要方式。基于此,方志档案的“二重性”就表现为,它既是方志文献,又是方志档案。
    在现有地方志和档案行政管理体制下,方志文献和方志档案分别由方志馆和档案馆收藏保存,方志馆和档案馆作为不同界别的行政管理部门,分别实施不同的管理策略和管理措施。由于方志档案先天的“二重性”,造成了方志文献资源主管部门和方志档案主管部门工作职责范围的交集和工作职能上的交叉。方志档案既可以成为方志行政管理的对象,也能够成为档案行政管理的对象,方志文献是否被认定为方志档案以及如何认定,成为解决这一方志档案实践中现实矛盾的焦点问题。方志档案在行政管理视域下,具有争夺性和竞争性。方志档案先天的“双重性”,演变为方志档案实践发展过程中的“双重性”稀缺性和竞争性。档案界和方志界争夺方志档案资源将成为必然趋势,方志档案资源的稀缺性会同时给档案界和方志界的基础工作带来现实挑战和客观压力。根据最新统计数据(截至2011年12月31日),我国已建成省级方志馆13家、市级方志馆47家、县级方志馆175家。另外,包括国家方志馆在内的各级方志馆在建项目数量宏大,全国方志馆系统化、网络化逐渐形成,方志馆管理体制基本确立。方志馆立意公共文化服务基础设施,具有极大的开放性和极强的公益服务性。方志馆通过设置方志档案科室(研究中心),使得方志馆能够具备方志档案的典型形象特征和专业技术特色。此外,一些具有方志档案收藏及研究性质的学会、研究会、研究基地等社会团体,对方志档案资源的竞争性争夺会加剧方志档案资源的市场稀缺性和资源有限性,导致档案行政管理部门在方志档案资源建设工作中出现一定阻力和困难。
    三、“依法治档”和“依法治志”视野下的方志档案执法
    如果从宏观业务角度来看,档案界“依法建档”,方志界“依法修志”,各自业务范围泾渭分明,分界清晰。然而社会主义档案事业与社会主义新方志事业是有机统一的,两者必然存在业务流程上的接续与交集。从建设社会主义事业的对象共同性来看,档案事业与方志事业的服务宗旨是一致的,服务对象是同一的。从内容角度分析,“依法治档”是社会主义档案事业管理工作,“依法治志”是社会主义新方志事业管理工作,“依法治档”与“依法治志”都是社会主义事业建设的共同组成。基于方志档案之双重性,“治档”与“治志”出现职能职责上的交叉重叠与业务上的交集。以档案执法和方志执法为例,针对某一具体的以方志档案为对象的行为活动,行政执法这种拘束性行政行为应当由哪一个部门做出,是档案行政管理部门还是方志行政管理部门?
    首先,以方志档案和方志文献的外延为基点,方志执法的对象范围是包含方志档案在内的所有方志文献,而档案执法的对象范围则是包括方志档案在内的所有档案资料。其次,以方志档案为中心视角,方志档案管理工作的双主体档案主管部门和方志主管部门,其竞争性的方志档案资源是一个方面,而方志档案执法是另一个方面。具体而言,档案界和方志界对于方志档案的竞争是未被获取和登记的方志档案文献,即是尚未纳入到各自管理范围的文献资料。方志档案执法针对的是经过行政管理部门收藏或登记程序的方志档案资料,这是方志档案执法工作中容易出现争议的地方。再者,依照方志档案管理的现行方式“谁保存谁负责”,即经过档案主管部门认定和保存的方志档案资料由档案工作部门主管,方志档案执法工作也由档案工作部门执行,而经过方志主管部门认定和保存的方志档案资料由方志工作部门主管,基于此范围的方志档案执法工作由方志工作部门来执行。最后,对于那些尚未纳入到档案工作视野和方志工作领域的文献资料,尤其是包含潜在历史价值、具有特殊社会贡献、能够首次证明某些历史事件或者特殊时期历史现象的珍贵文献和宝贵资料,保护是第一性的。方志档案执法无论由哪个部门来执行,都以方志档案资料的保护和最小化流失为主旨。若以方志档案的开发利用为视角,档案工作部门、方志工作部门、图书馆工作部门、情报工作部门等多领域、多行业和历史学、管理学、统计学、经济学等自然科学和人文社会科学学科均对方志档案有研究需要,方志档案研究能够为实际工作提供相当程度的实用价值。
    值得注意的是,方志档案执法是在社会主义市场经济和社会主义法治国家建设的大环境和方志档案工作整体化、系统化和科学化的大背景下进行的,“依法治档”与“依法治志”体现的是档案界和方志界在业务上的互相配合与相互衔接,体现的是社会主义公共文化服务体系建设和满足人民日益增长的精神文化需求上的统一。
 
    参考文献:
    [1] 欧阳发,丁  剑.新编方志十二讲[M].合肥:黄山书社,1986.
    [2] 张  晨.张晨文存(2006-2012)[M].枣庄:枣庄市文化广电新闻出版局,2012.
    [3] 张  晨.试论电子方志文献资源传播与知识产权保护[A] //中国地方志指导小组办公室,中国地方志协会,宁波市人民政府地方志办公室.首届中国地方志学术年会方志文献国际学术研讨会论文集[C].北京:中华书局,2012:925-933.
    [4] 张 晨.地方志教化功能研究[J].福建史志,2011(5):57-59.
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